Cách Viết 1 Lá Thư Bằng Tiếng Anh

     

Có nhiều vì sao để các bạn phải viết một thư điện tử bằng giờ anh. Hoàn toàn có thể là một e-mail xin việc, hay đơn giản dễ dàng là nhiều người đang cần liên hệ với đối tác, quý khách ngước ngoài. Một email cần được thể hiện nay sự chăm nghiệp, nhã nhặn và cũng thể hiện không thiếu nội dung phải truyền đạt. Nếu bạn vẫn không biết cách viết thư điện tử bằng tiếng anh thì có thể tham khảo bài viết dưới đây.

Bạn đang xem: Cách viết 1 lá thư bằng tiếng anh

Cấu trúc của một e-mail thông thường

1. Phần kính chào hỏi

Phần Greeting là phần mở đầu của một e-mail bất kì. Với từng đối tượng khác nhau sẽ có được những cấu tạo chào hỏi tương đương.

1.1. Mối quan hệ lịch sự, trang trọng

→ sử dụng cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ). Vào đó:

Dear Mr / Mrs + tên fan nhận Dear Sir / Madam 1.2. Mối quan hệ thân mật

→ thực hiện cấu trúc: Hi + tên

E.g. Hi Tom

1.3. Nội dung chủ yếu làm quen, xin gặp mặt mặt

Trong trường thích hợp này, chúng ta có thể sử dụng cả 2 mẫu câu như sau:

To whom it may concernDear Sir / Madam

2. Phần bắt đầu

Trong phần Opening bình luận này, chủ yếu là những câu hỏi kiểu hỏi thăm tình trạng sức khỏe, tình hình hiện trên của fan nhận thư. Câu chữ phần này sẽ vấn đáp cho 2 câu hỏi:

How are you?How are things?2.1. Dạng thư hồi đáp

Nếu là một trong bức thư trả lời thì chúng ta có thể chọn mở màn bức thư bằng cách sử dụng trường đoản cú “thanks”. Tiếp đến sẽ tiếp tục vào vấn đề.

2.2. đãi đằng sự thân yêu của tín đồ đọc về công ty chúng ta

Trường vừa lòng này bạn có thể dùng mẫu câu sau:

E.g. Thank you for contacting XYZ Company

(Cảm ơn các bạn đã liên hệ với công ty XYZ)

2.3. Đối với đối tượng người dùng trả lời email của công ty trước đó

Có thể áp dụng 2 mẫu câu sau:

Thank you for your prompt replyThank for getting back lớn me

→ Cảm ơn bạn vì sẽ hồi đáp

Sử dụng những mẫu câu như 3 phần trên vẫn giúp cho người đọc cảm thấy thoải mái và dễ chịu và được tôn trọng vị thái độ thanh lịch được truyền tải.

2.4. Email không hẳn dạng hồi đáp

Nếu email của khách hàng không đề xuất dạng trả lời email nào đó, cách lịch lãm để bắt đầu chính là bằng một lời chúc.

I hope you are doing well. (Tôi hy vọng bạn vẫn khỏe)I hope you have a nice weekend. (Tôi hi vọng bạn tất cả kỳ nghỉ vào ngày cuối tuần vui vẻ)

3. Giới thiệu

Ở phần reviews tổng quát tháo này, bạn cần trình bày rõ nguyên nhân viết email. Có nhiều phương pháp để trình bày một lý do, mặc dù nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng người dùng nhận được email của bạn và ghi ghi nhớ một vài điểm như sau:

3.1. Không viết tắt I’m

Trong văn phong long trọng không nên thực hiện từ viết tắt I’m. Chúng ta nên viết ví dụ ra là I am để đãi đằng thái độ định kỳ sự.

→ Cấu trúc: I am writing lớn + verb…

E.g. I am writing khổng lồ ask for the information about the English courses.

3.2. Dùng thắc mắc trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

Chỉ buộc phải dùng câu gián tiếp trực tiếp vào trường hợp tín đồ nhận mail có quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

E.g. I am writing to clarify some points of the contract.

3.3. Một số cách viết thay thế

Một số cấu tạo thường cần sử dụng khác như:

I am writing khổng lồ + complainI am writing lớn + explainI am writing to lớn + confirmI am writing khổng lồ + apologize

Ngoài ra, để đa dạng và phong phú được biện pháp viết thư bạn đọc hoàn toàn có thể sử dụng một số phép thay thế sửa chữa như sau:

Dùng I would lượt thích to… sửa chữa cho I am writing toCó thể dùng I just want to mang đến trường thích hợp không trang trọng

Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần đựng không không ít nội dung chân thành và ý nghĩa cần được tinh gọn. Bên cạnh ra, hãy chú ý vào kết cấu ngữ pháp, những vấn đề chủ yếu được mô tả sẽ review nội dung của toàn bức thư.

4. Nội dung bao gồm

4.1. Câu chữ chính mang tính bi quan

Trong ngôi trường hợp các bạn đề nghị những vấn đề tế nhị như khước từ đề nghị, thông báo thôi vấn đề hay sự vậy nào đó. Hoàn toàn có thể dùng những mẫu câu sau đâu:

We regret khổng lồ inform you …It is with great sadness that we …After careful consideration we have decided …I am writing in reply khổng lồ your letter of 4 September regarding your outstanding invoice …4.2. Nội dung mang ý nghĩa nhắc lại nhằm trao đổi

Khi bạn viết email nhằm mục đích mục đích kể lại hoặc trao đổi các vấn đề trước đó, hãy dùng một số trong những mẫu câu như sau:

As you started in your letter, …Regarding … / Concerning … / With regards lớn …As you told me, ….As you mentioned in the previous one …As I know what you wrote me…4.3. Nội dung bắt đầu hoàn toàn

Không y như 2 trường thích hợp trên, chúng ta cũng có thể dùng phần lớn mẫu câu thanh lịch để hỏi về một vụ việc nào đó. Việc hỏi cần phải thanh lịch và mang tính mở rộng câu chuyện.

I would be grateful ifI wonder if you couldCould you please …? Could you tell me something about …?I would particularly lượt thích to know …I would be interested in having more details about …Could you please help me …(inform the student of final exam…), please?I would lượt thích to ask your help …

5. Hoàn thành email

Để xong email, chúng ta có thể sử dụng một vài giao diện câu như sau:

1. Let me know if you need anymore information. 

→ Hãy đến tôi biết trường hợp anh đề xuất them thông tin

2. Please get back to lớn me as soon as possible.

→ Hãy trả lời email sớm nhất có thể nhé.

3. I look forward to lớn hearing from you soon.

→ Tôi rất ước ao sớm nghe tin trường đoản cú bạn.

4. Feel free to tương tác me if you need further information.

→ Đừng ngại tương tác với tôi nếu như anh nên thêm thông tin nhé

5. I would be grateful if you could attend lớn this matter as soon as possible.

→ Tôi sẽ tương đối cảm ơn nếu như ông/bà hoàn toàn có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

6. If you would like any further information, please don’t hesitate to tương tác me.

→ giả dụ ông/bà buộc phải thêm thông tin gì, xin cứ contact với tôi.

7. I look forward to…

→ Tôi siêu trông đợi…

8. Please respond at your earliest convenience.

→ Xin hãy phúc âm ngay khi các ngài có thể

Trong trường phù hợp bạn bước đầu bằng các kiểu câu như:

Dear MrDear MrsDear MissDear Ms

thì các bạn nên dứt thư bởi cụm sau:

Yours sincerelyYours faithfully

Ngoài ra, chúng ta cũng có thể dùng nhiều từ “Please vì not hesitate to liên hệ me…”

→ Để thay thế sửa chữa cho “Feel miễn phí to liên hệ me…”

6. Ký kết tên

Thay bởi vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, bọn họ thường áp dụng chữ ký. Thì vào email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo những dòng chữ:

6.1. Nếu thư trang trọngBest regardsWarm regards6.2. Trường hợp thư ko trang trọngBestBest wishesRegardsTake careBye

Các bước để có một thư điện tử chuyên nghiệp

Bước 1: xác định tính long trọng của email

Mẫu thư trang trọng hay là không trang trọng có rất nhiều sự biệt lập từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thường thì email long trọng sử dụng trong các trường hợp: mày mò thông tin về vấn đề, xin việc, đk học hoặc góp ý.

Đối với các mẫu email cá thể thì nên viết một giải pháp thoải mái, không trang trọng. Hầu hết sử dụng cho mái ấm gia đình hoặc các bạn bè.

Bước 2: Xác định kết cấu của email

Cấu trúc ra quyết định đến ngôn từ và ý mà bạn có nhu cầu diễn đạt cho người đọc. Một thư điện tử thông thường bao hàm các phần theo đồ vật tự như sau:

Lưu ý:

Trong quá trình gửi e-mail bạn cần đặt tiêu đề trước khi gửi. Yêu mong của title là ngắn gọn, nêu rõ được nội dung giữa trung tâm của toàn bức thư hoặc sự việc cần giải quyết. Không sử dụng các tiêu đề dài, mơ hồ hoặc nêu không ít chủ đề trong cùng một lúc. Tiêu đề email rất cần phải phản ánh được nấc độ cần thiết tới người nhận.

Những mẫu mã câu viết e-mail quen thuộc

1. Mẫu mã câu trình bày tại sao viết email

Phần trình bày nguyên nhân được đưa ra sau các câu kính chào hỏi thông thường ở vị trí đầu tiên. Chúng ta có thể một số mẫu câu không còn xa lạ như sau:

I am writing lớn you regarding… / in connection with…

→ Tôi viết email này để tương tác về vấn đề

Further to…/ With reference to…

→ tương quan đến việc…

I am writing to lớn you on behalf of…

→ Tôi cụ mặt…viết thư điện tử này để…

Might I take a moment of your time to…

→ Xin ông / bà / công ty được cho phép tôi…

Trong những cách viết trên thì bí quyết viết sau cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần thứ nhất tiên liên hệ với đối tác doanh nghiệp bất kỳ.

2. Mẫu câu yêu thương cầu, đề nghị

Yêu cầu, kiến nghị là các mẫu câu phổ cập nhất. Chủng loại câu này cần được lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp hóa và quan trọng hơn cả là phải ví dụ giúp người đọc kị nhầm lẫn với các vấn đề khác. Tất cả 4 mẫu mã câu yêu cầu, ý kiến đề xuất thông dụng trong giờ anh như sau:

I would appreciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

→ Tôi hết sức cảm kích ví như ông / bà / công ty rất có thể cung cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

→ Xin ông / bà / công ty vui lòng…

We are interested in…and we would like to…

→ chúng tôi rất vồ cập đến… cùng muốn…

We carefully consider…and it is our intention to…

→ công ty chúng tôi đã cảnh giác xem xét… và mong muốn được…

3. Mẫu câu xin lỗi bạn nhận email

Trong quá trình kinh doanh, hợp tác và ký kết rất cực nhọc tránh khỏi những sai sót quanh đó ý muốn. Để giới thiệu lời xin lỗi chân thành, thanh lịch trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

We regret / are sorry lớn inform you that…

→ công ty chúng tôi rất tiếc phải thông tin với bạn rằng…

Please accept our sincere apologies for…

→ Xin hãy gật đầu lời xin lỗi thật tình về…

We truly understand & apologize for…you are given due to…

→ shop chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những phiền toái đã tạo ra cho quý khách hàng do…

4. Đề cập mang lại tài liệu đính thêm kèm

Gửi tài liệu đi kèm theo email là trong số những yếu tố thiết yếu thiếu. Tuy nhiên một thư điện tử quá dài cùng không đề cập nhở sẽ gây ra ra trường hợp người nhận không quan tâm đến và bỏ sót. Để kể nhở tín đồ nhận, bạn có thể sử dụng một số trong những mẫu câu như sau:

Please find attached…

→ Xin xem xét đến….đã được đi cùng trong email.

Xem thêm: Phép Vị Tự Tâm O Án 11 - Công Thức Về Phép Vị Tự Hay Nhất

Attached you will find…

→ bạn sẽ tìm thấy…được kèm theo trong thư điện tử này.

I am sending you…as an attachment.

→ Tôi đang đính kèm…

Can you please sign & return the attached contract by next Friday?

→ Xin sung sướng ký và gửi lại bạn dạng hợp đồng đính kèm trước sản phẩm 6 tuần sau.

5. Mẫu mã câu ngừng email

Email dịch vụ thương mại không yêu cầu được kết thúc quá đơn giản. Nỗ lực vào đó, chúng ta có thể sử dụng số đông mẫu câu giữ liên lạc đến khoảng thời hạn tiếp theo đối với người nhận bằng những mẫu câu dưới đây:

Should you need any further information, please bởi vì not hesitate to contact me.

→ ví như có bất kỳ vấn đề gì, xin chớ ngần ngại tương tác với tôi.

I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to liên hệ us if we can be of further assistance.

→ Tôi mong muốn email này đang giải đáp vướng mắc của bạn. Nếu cửa hàng chúng tôi có thể trợ giúp gì thêm, xin hãy liên hệ.

Please reply once you have the chance to…

→ Xin hãy phúc âm ngay khi chúng ta đã…

We appreciate your help in this matter & look forward lớn hearing from you soon.

→ cửa hàng chúng tôi đánh giá chỉ cao sự giúp đỡ của bạn trong vụ việc này và mong ước được nghe từ bạn sớm.

Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc

Trong công việc, nhiều phần các thư điện tử đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong giờ đồng hồ anh.

1. Phần mở đầu

Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng những mẫu câu:

1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

Nếu bạn nhận thư điện tử là thiếu phụ thì sử dụng Mrs dành riêng cho phụ nữ đã kết hôn. áp dụng Miss mang lại những thiếu phụ chưa lập gia đình. Nếu khách hàng không chắc chắn rằng về tình trạng hôn nhân của tín đồ nhận email, rất có thể sử dụng hình trạng câu sau.

1.2. Dear Sir/ Dear Madam

Cần để ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là tín đồ nước ngoài, bạn hãy xưng chúng ta với Last Name.

E.g. Chẳng hạn người nhận thư mang tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

Trong ngôi trường hợp tín đồ nhận là người việt nam Nam, bạn cũng có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ với tên.

E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

2. Phần nội dung chính

Phần nội dung chủ yếu giúp làm rõ vấn đề của email. Rộng 90% thông tin quan trọng sẽ phía bên trong phần này. Bởi vì đó, bạn cần để ý đến cấu trúc, biện pháp lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

Trường hợp vấn đáp email của một ai đó

Nếu có người sử dụng hỏi về các thành phầm mà doanh nghiệp bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi gọn ghẽ như sau:

E.g Thanks for contacting Meta Media

Nếu doanh nghiệp tuyển dụng gởi email chứng thực những tin tức mà chúng ta đã giữ hộ trước đó, bạn cũng có thể viết như sau:

E.g. I am very happy lớn receive your email.

Với vấn đề bạn nói “Rất vui khi cảm nhận email” đang giúp cho những người đọc cảm thấy được tôn trọng cùng đối xử lịch sự. Điều này đã có chức năng đối cùng với những thư điện tử quan trọng.

Trường phù hợp bạn dữ thế chủ động viết email

Trường hợp mà bạn dữ thế chủ động viết e-mail cho một ai đó, trước khi thông tin đến tín đồ đọc nội dung bạn cũng có thể sử dụng những mẫu câu như sau:

I am writing lớn make a hotel reservation khổng lồ ….

→ Tôi đang viết để đặt phòng tiếp khách sạn mang đến …

I am writing with regard khổng lồ your registration of ….

→ Tôi viết thư liên quan đến đăng ký của bạn về …

With reference to lớn our telephone conversation ….

→ liên quan đến cuộc trao đổi điện thoại cảm ứng thông minh của họ …

Sau khi bắt đầu bằng những kiểu câu như trên, tiếp đến sẽ là phần nội dung chính của email. Fan nhận email luôn luôn mong mong mỏi đọc qua câu chữ một cách nhanh lẹ nên hãy viết thật ngắn gọn, rõ ràng, để ý đến ngữ pháp, thiết yếu tả và những dấu câu. Dưới đấy là các trường hợp thông dụng trong thực tiễn mà bạn cũng có thể áp dụng.

2.1. E-mail yêu mong hoặc hỏi thông tin

Với câu chữ này, bạn cũng có thể bắt đầu bằng những kiểu câu như:

Could you please let me know…?

→ bạn cũng có thể cho tôi biết

I would appreciate it if you could please send me ….

→ Tôi sẽ khá vui lòng nếu bạn gửi tôi

Please let me know…

→ làm ơn hãy đến tôi biết

2.2. E-mail đề nghị hỗ trợ / đề nghị cung cấp thông tin

We are happy lớn let you know that …

→ chúng tôi rất phấn kích thông báo đến chúng ta rằng …

We are willing khổng lồ …

→ cửa hàng chúng tôi sẵn lòng …

Should you need any further information, please to contact …

→ nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …

We regret lớn inform you that …

→ cửa hàng chúng tôi rất tiếc phải thông báo với các bạn rằng …

2.3. Thư điện tử nội dung phàn nàn

I am writing to lớn expres my dissatisfaction with …

→ Viết viết thư này để thanh minh sự không thích hợp về …

We regret khổng lồ inform you that …

→ cửa hàng chúng tôi rất nhớ tiếc phải thông báo đến các bạn rằng …

I am interested to hear …

→ Tôi vẫn rất cân nhắc thông tin về …

2.4. Thư điện tử với câu chữ xin lỗi

We would lượt thích to apologize for …

→ shop chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về …

Please accept our dearest apologies for …

→ làm ơn gật đầu lời xin lỗi của shop chúng tôi cho …

I am afraid I will not be able to …

→ Tôi e rằng tôi quan trọng …

*

3. Phần dứt Email

Trước khi ngừng và ký kết tên, bạn cũng có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:

*

*

Cách viết email cho anh em hoặc fan quen

1. Phần mở đầu

Phần mở đầu bao hàm những lời xin chào hỏi giống như như thư điện tử trong công việc. Chúng ta cũng có thể sử dụng những mẫu câu như sau:

Hi ….Hello ….Dear ….

2. Phần văn bản chính

Nếu bạn muốn đi trực tiếp vào vấn đề

Just a quick note to …

→ tôi chỉ muốn viết đôi mẫu để …

This is to invite you khổng lồ …

→ e-mail này để mời bạn …

I wanted to lớn let you know that …

→ mình thích báo cho mình biết rằng …

I’m writing lớn tell you about …

→ mình muốn viết thư cho bạn để đề cập về …

Nếu chúng ta đang trả lời một bức thư của ai đó

Thanks for your e-mail, it was wonderful to lớn hear from you.

→ Cảm ơn về email của bạn, thật là hoàn hảo nhất khi được nghe tin trường đoản cú bạn

2.1. Đưa ra yêu thương cầu, hỏi thêm thông tin

I was wondering if you could

→ Mình do dự không biết chúng ta có thể

Do you think you could

→ chúng ta có thể

Can you hotline me

→ Cậu hoàn toàn có thể gọi cho tớ

2.2. Đề nghị sự góp đỡ

I’m sorry, but I can’t …

→ Tớ xin lỗi, nhưng …

I’m happy to tell you that …

→ Tôi vui vẻ thông báo rằng …

Do you need a hand with …

→ các bạn có nên tôi giúp một tay với bài toán …

→ Cậu cũng muốn tớ …

2.3. Phàn nàn về vụ việc gì đó

I’m sorry khổng lồ say that you’re …

→ Tôi khôn cùng tiếc yêu cầu nói rằng bạn …

I hope you won’t mind me saying that …

→ Tôi mong các bạn sẽ không buồn khi tôi bảo rằng …

2.4. Thư với mục tiêu xin lỗiI’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi bởi vì những băn khoăn mà tớ khiến ra)I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều ấy sẽ không xẩy ra một lần nữa)I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi nhưng tớ ko thể2.5. Thư gồm tệp gắn kèm

I’m attaching/sending you

→ Tôi sẽ gửi kèm trong mail

Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

→ Xin lỗi, mình không mở được file đó. Chúng ta có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

3. Phần kết thúc

Trước khi dứt thư yêu cầu thêm các câu sau:

Hope khổng lồ hear from you soon.

Xem thêm: Tại Sao Ca Sĩ Đeo Tai Nghe Khi Biểu Diễn, Tại Sao Khi Thu Âm Phải Đeo Tai Nghe

→ Tớ hi vọng sẽ nhanh chóng nghe tin tức từ cậu)

I’m looking forward khổng lồ seeing you.

→ Tôi rất ý muốn được gặp bạn)

Kí thương hiệu và ngừng thư:

Thanks, (Cảm ơn)Thank you, (Cảm ơn bạn)With gratitude, (Với lòng biết ơn)Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)Love (Yêu thương)Take care (Bảo trọng, giữ gìn mức độ khỏe)